上海大学关于政府采购工作流程的工作手册

2017-12-05

一、 设备采购

（一） 一般设备

1. 集市采购

（1） 涉及品目范围：

①实行协议采购网上供货，从上海政府采购网电子集市通过议价、反拍、团购方式竞价采购的范围：台式计算机、便携式计算机、路由器（单价2000元以上）、服务器（小型机除外）、磁盘阵列、网络交换机、打印机（包括喷墨、针式、激光打印机）、复印机、传真机、硒鼓、粉盒、碎纸机、投影机（含视频展示台）、空调机（含嵌入式、分体式）、照相机、摄像机、电梯、乘用车（指挥车、刑事勘查车、水炮车、运兵车、囚车、图像通信车、防暴处突类车辆等警用特种车辆除外）、客车。

②定点采购，从上海政府采购网实行电子集市直购采购的范围：复印纸、胶版印刷纸、办公用再生纸制品、数据库软件、防病毒软件。

（2） 预算编制时间：一般应当在申报下一年度预算时提出，一般在9月前；特殊情况，须在设备投入前30天提出。

（3） 财务处下达采购项目清单。财务处在确定年度预算后，在下达预算到项目实施单位的同时，将采购项目清单抄送实验设备管理处。一般应当在每年3月份前完成。

（4） 提出采购需求：设备使用部门根据年度编制的预算，在投入使用前30天提出采购需求，采购需求包括何时投入使用、设备型号及功能、安装地点、配套设施等。

（5） 进行采购：实验设备管理处上海政府采购网电子集市采购，一般需要8-10天。

（6） 货物验收、付款、固定资产登记：使用部门会同实验设备处对货物进行清点、安装、验收，验收通过后凭固定资产申请审批单、合同、发票和验收报告办理固定资产登记手续，并办理支付款项手续。

（7） 质保金的处理：根据采购货物的情况，一般留有5%质保金或预付款保函形式。验收合格或质保期满后，经用户确认后退回质保金或注销预付款保函。

2. 集中采购

（1） 涉及品目范围：

① 集市采购转集中采购的范围：对集市采购中需要通过协议采购网上供货的设备，因特殊情况，确需超标准配置的，经实验设备管理处审批同意后，由财务处报财政局批准后，按照集中采购方式采购。向财政局报批程序一般需要20-45天。

② 集中采购的品目：其他计算机软件（包括预算金额5万元以上的操作系统、中间件软件、办公软件等直接从市场可以购买的标准软件等非定制开发的商业软件），小型机、锅炉、机动船、环卫专用船舶、环卫专用车辆、环卫设备设施（预算金额20万元以上）、数码印刷机（指集成高速打印、复印、印刷、装订等功能的一体化成套设备）、其他空调机（指除嵌入式、分体式空调机以外的空调机，包括中央空调、精密空调等）、不间断电源（预算金额20万元以上）、司法及行政执法部门制服（不包括标志类配件）、医疗器械设备（预算金额20万元以上）、家具用具（预算金额20万元以上的批量、成套的办公、教学、宿舍、厨卫家具用具）。

（2） 预算编制时间：在申报下一年度预算时提出，一般在9月前。

（3） 财务处下达采购项目清单。财务处在确定年度预算后，在下达预算项目实施单位的同时，将采购项目清单抄送实验设备管理处。一般应当在每年3月份前完成。

（4） 编制招标文件：设备使用部门根据年度编制的预算，在投入使用前30天提出采购需求，采购需求包括何时投入使用、设备型号及功能、安装地点、配套设施等。并根据采购的设备，确定评标的评分指标体系。

（5） 采购机构：政府采购中心，一般采用集中采购。其中集市、集中采购设备品目中，预算金额超过200万元的，委托集中采购机构依法组织公开招标。

（6） 签订合同：进行商务谈判，在30天内签订合同。

（7） 货物验收、付款、固定资产登记：使用部门会同实验设备处对货物进行清点、安装、验收，验收通过后凭固定资产申请审批单、合同、发票和验收报告办理固定资产登记手续，并办理支付款项手续。

（8） 质保金的处理：根据采购货物的情况，一般留有5%质保金或预付款保函形式。验收合格或质保期满后，经用户确认后退回质保金或注销预付款保函。

3. 分散采购

除集市、集中采购以外的设备，预算金额超过20万元的，均需在申报预算时提出需求。一般在上一年度的9月份提出预算。财务处在确定年度预算后，在下达预算项目实施单位的同时，将采购项目清单抄送实验设备管理处。一般应当在每年3月份前完成。

（1） 细化采购需求。

①需求部门应当在接到财务处下达的采购项目清单的一个月内向实验设备管理处提出细化的采购需求，包括：何时投入使用、设备型号及功能、安装地点、配套设施等。

②设备管理处了解并指导使用部门细化采购需求

（2） 公开招标

① 适用范围

预算金额200万元以上的各类货物。

② 编制招标文件：细化采购需求（所有与该设备采购相关的需求），确定供应商资质、拦标价、评分指标。一般由招投标科与设备需求单位反复沟通，预期需要10-30天时间。

③ 与选定的中介代理机构沟通招标事项：主要沟通设备采购的特殊事项，一般需要1-3天时间。

④ 中介代理机构进行采购，包括报名情况、标书购买情况、投标情况、开标情况、评标情况、中标情况、公示情况等，一般需要45-60天，其中法定公示期20天。

⑤ 签订合同，包括商务谈判、合同条款，一般需要1-30天。

⑥ 设备供货，视设备具体情况而定，定制的和非定制的。定制设备，一般需要30-180天，特殊情况可长达1年；非定制设备，一般需要10-60天。

⑦ 由用户单位会同实验设备处、厂商三方验收。首先对装箱单及技术资料等进行校验，检查是否符合合同要求，同时逐条考核仪器设备的技术指标和功能等是否合格。经验收合格后，申购单位填写《上海大学贵重仪器设备履历书及验收报告》并及时存档。一般需要1-30天。

⑧ 办理付款：根据合同付款方式办理付款。提供资料：固定资产申请审批单、合同、付款通知（进口设备）。

⑨ 质保金的处理：根据采购货物的情况，一般留有5%质保金或预付款保函形式。验收合格或质保期满后，经用户确认后退回质保金或注销预付款保函。

（3） 邀请招标

适用范围：

达到公开招标数额标准的政府采购项目，符合以下情形之一的，在获批后可以采用邀请招标。未达到公开招标数额标准且符合下述情形之一的项目，可自行决定采用邀请招标方式。

a)具有特殊性，只能从有限范围的供应商采购的;

b)采用公开招标方式的费用占政府采购项目总价值比例过大的。

（4） 其他非招标方式

政府采购非招标采购方式，包括竞争性谈判、竞争性磋商、单一来源和询价。其编制招标文件、签订合同、设备供货、验收等程序与公开招标和邀请招标基本一致。

①竞争性谈判：

适用范围：达到公开招标数额标准的政府采购项目，符合以下情形之一的，在获批后可以采用竞争性谈判方式。未达到公开招标数额标准且符合下述情形之一的项目，可自行决定采用竞争性谈判方式。法定等标期10天。

a)招标后没有供应商投标或者没有合格标的，或者重新招标未能成立的；

b)技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或具体要求的；

c)非采购人所能预见的原因或者非采购人拖延造成采用招标时间不能满足用户紧急需要的；

d)因艺术品采购、专利、专有技术或者服务的时间、数量事先不能确定等原因不能事先计算出价格总额的。

②竞争性磋商：

适用范围：达到公开招标数额标准的政府采购项目，符合以下情形之一的，在获批后可以采用竞争性磋商方式。未达到公开招标数额标准且符合下述情形之一的项目，可自行决定采用竞争性磋商方式。法定等标期10天。

a)政府购买服务项目；

b)技术复杂或者性质特殊，不能确定详细规格或具体要求的；

c)因艺术品采购、专利、专有技术或者服务的时间、数量事先不能确定等原因不能事先计算出价格总额的；

d)市场竞争不充分的科研项目，以及需要扶持的科技成果转化项目；

③询价：

适用范围：达到公开招标数额标准，采购规格统一、现货货源充足且价格变化幅度小的货物采购项目，可以在获批后采用询价方式。未达到公开招标数额标准且符合上述条件的货物采购项目，可自行决定采用询价方式。

④单一来源：

适用范围：达到公开招标数额标准的政府采购项目，符合以下情形之一的，在获批后可以采用单一来源方式。未达到公开招标数额标准且符合下述情形之一的，可自行决定采用单一来源方式。法定公示期5个工作日。

a)只能从唯一供应商处采购的；

b)发生了不可预见的紧急情况不能从其他供应商处采购的；

c)必须保证原有采购项目的一致性或者服务配套的要求，需要继续从原供应商处添购，且购置资金总额不超过原合同采购金额的10%的。

4. 采购方式变更

针对集市转集中、集中转集市、集中转分散、邀请等转单一来源的情况，需报市教委、市财政审批，一般需要20-45天。

（二） 需论证的设备

预算金额超过20万元的特殊设备，均需在申报预算时提出需求。财务处下达预算时下达采购项目清单，同时下达到实验设备处。

1. 贵重仪器设备

范围： 20万元以上的设备。

（1） 校外论证：50万以上大型科学仪器设备联合评议，

由上海市科委或教委组织论证，一般需要30-45天。

（2） 校内论证 ：贵重仪器可行性论证

论证购置的必要性，选型的合理性等。根据项目情况由实验设备处即时安排论证。一般需要7天。

已通过校外论证的，不再进行校内论证。

2. 进口仪器设备

进口设备是指通过中国海关报关验放进入中国境内，且产自关（境）外的仪器设备。政府采购进口机电产品项目的采购信息应依法在上海政府采购网和中国国际招标网（www.chinabidding.com）上发布。

需要委托有资质的代理机构进行进口产品论证，论证购置进口产品的必要性。一般需要30-45天。

二、 工程项目

1. 采购范围：

预算金额超过50万元的工程，均需在申报预算时提出需求，一般在上一年度9月前提出预算需求。财务处下达预算时下达工程项目清单，一般在每年3月份下达。需求部门应当在接到下达的工程清单后的一个月内完成如下工作：深化设计、概算、工程量清单等

2. 采购方式：

①公开招标：预算金额200万元以上的工程

②邀请招标：预算金额50万元-200万元的工程项目

3. 采购过程

① 编制招标文件：细化采购需求（修缮功能的细化，工程量的测定，分包暂估项目和预算），确定供应商资质、拦标价、评分指标。一般由后勤集团或延长校区指挥部与使用单位需求单位反复沟通，预期需要10-30天时间。

② 与选定的招投标机构沟通招标事项：主要沟通工程的特殊事项，一般需要3-10天时间。

③ 招投标机构进行采购，包括报名情况、标书购买情况、投标情况、开标情况、评标情况、中标情况、公示情况等。公开招标一般需要45-60天，法定公示期为20天；邀请招标一般需要25-40天，法定公示期为10天。工程项目的采购信息应依法在上海政府采购网和上海建筑建材业门户网站(www.ciac.sh.cn/index_new.aspx)上发布。

④ 签订合同，包括商务谈判、合同条款，一般需要1-30天。

⑤ 工程施工，视具体情况而定，一般工程需要30-60天，功能较多的工程60-90天。

⑥ 工程验收，组织质监部门、使用部门、监理单位等验收组进行验收。一般需要5-10天。

⑦ 办理付款，根据财务监理单位提供的审价程序，提供工程相关资料办理付款手续。

⑧ 质保金的处理：根据工程的情况，一般留有5%质保金或预付款保函形式。验收合格或质保期满后，经用户确认后退回质保金或注销预付款保函。

三、服务类项目

1.集中采购

（1）涉及品目及范围：

①集市采购：从上海政府采购网实行电子集市直购采购的范围：车辆保险服务、车辆加油服务、车辆维修服务、报表审计、预算绩效管理服务。

②集中采购：

预算金额50万元以上的印刷服务、文化艺术服务、体育服务、会议和展览服务、会计服务、审计服务（报表审计除外）、资产及其他评估服务、社会与管理咨询服务、合同能源管理服务、物业管理服务、金融服务、空调、电梯的维修和保养；

预算金额200万元以上的公路管理与养护（包括道路、隧道、桥梁等日常养护服务）；

预算金额50万元以上的信息技术服务，包括软件开发、信息系统集成实施、数据处理、信息化工程监理、运行维护、信息技术咨询等服务；

预算金额50万元的法律服务，包括法律咨询、法律援助、鉴定等服务；

预算金额50万元以上的公共设施管理服务。包括城市规划和设计、市政公共设施管理、园林绿化管理、城市市容管理等服务。

预算金额50万元以上的社会服务。包括收容收养、社会救济、就业服务等。

预算金额50万元以上的培训服务、课题研究（指向全社会征集承担主体的采购项目）；

预算金额50万元以上的科技经纪（指促成科技成果转化和技术交易的相关中介服务）。

（2）预算编制时间：一般应当在申报下一年度预算时提出，一般在9月前；特殊情况，须在服务实施前60天提出。

（3）财务处下达采购项目清单。财务处在确定年度预算后，在下达预算的同时，将采购项目清单抄送实验设备处。一般应当在每年3月份前完成。

（4）提出采购需求：设备使用部门根据年度编制的预算，在服务实施前60天提出采购需求，采购需求包括服务内容、服务时间、服务要求等。

（5）进行采购：实验设备处组织采购，采购方式与货物采购方式基本一致。

（6）服务验收、付款：使用部门会同实验设备处对服务进行验收、评价，并办理支付款项手续。

2.分散采购

集中采购目录以外，预算金额20万元以上的服务项目，属于分散采购，均需在申报预算时提出需求。一般在上一年度的9月份提出预算。财务处下达预算时下达采购项目清单，一般在每年的3月份前下达。

服务类分散采购的采购方式及后续流程基本与货物类分散采购一致。